Typowe problemy, z którymi borykają się firmy takie jak szkoły lub inne placówki edukacyjne:
– Utrata zapytań od klientów na etapie leadów.
Menedżerowie przetwarzają zapytania ręcznie — przez telefon, stronę internetową i reklamy. Dane często giną lub trzeba je wielokrotnie przepisywać. Część zapytań po prostu „znikała”, a potencjalni klienci odchodzili do konkurencji.
– Trudności z planowaniem zajęć.
Konieczność dopasowania godzin pracy instruktorów, dostępności samochodów i życzeń studentów sprawia, że proces ten jest dość skomplikowany i wymaga doświadczenia oraz czasu. Planowanie w tabelach Excel (w konsekwencji brak rejestracji online). Trudności z zmianą harmonogramu, w przypadku wymiany instruktora lub samochodu. Wszystko to prowadziło do codziennego chaosu: odwoływania zajęć, nakładania się grup i zamieszania z samochodami.
Brak przejrzystej analityki Kierownictwo nie miało możliwości szybkiej oceny skuteczności reklam, obłożenia oddziałów i instruktorów, a także dynamiki sprzedaży. Rutynowa praca i niska wydajność. Menedżerowie tracili dużo czasu na telefony, przypomnienia, prowadzenie papierowych dzienników i ręczne tworzenie raportów. W rezultacie niska wydajność pracy zespołu.
Formułowanie celów wdrożenia:
- Kontrola kwalifikacji potencjalnych klientów.
- Automatyzacja podpisywania umów i kontrola płatności.
- Automatyzacja harmonogramu zajęć.
- Elastyczne narzędzie do korygowania planu w sytuacjach awaryjnych (awaria samochodu, choroba instruktora, odwołanie zajęć przez kursanta).
- Optymalizacja obciążenia instruktorów i rozliczanie czasu pracy.
- Monitorowanie wykorzystania pojazdów i minimalizacja przestojów.
- Poprawa komunikacji ze studentami za pośrednictwem panelu klienta.
- Zmniejszenie obciążenia administracyjnego dzięki automatyzacji procesów.
Rozwiązanie: wdrożenie systemu CRM zintegrowanego z aplikacją webową
do optymalizacji pracy z klientami i automatyzacji procesów biznesowych.
Centralne przechowywanie danych o klientach, umowach, płatnościach, instruktorach i pojazdach.
Etapy realizacji
Moduł 1: Diagnostyka i projektowanie
Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza procesów biznesowych. Wspólnie z zespołem szkoły:
- przeanalizowano ścieżkę kursanta od pierwszego kontaktu do egzamina,
- zidentyfikowano „wąskie gardła” i miejsca utraty zapytań,
- opracowano wizualną mapę procesów — od leadów i umów do zakończenia procesu szkoleń.
To pozwoliło zrozumieć, jakie procesy wymagają automatyzacji i jakie zadania można uprościć. Pozwoliło również dokonać oceny projektu.
Moduł 2: Wdrożenie CRM i integracja
System CRM został w pełni dostosowany do specyfiki szkoły jazdy.
Wyróżniono kilka głównych lejków:
Leady: zapytania ze strony internetowej, reklam i telefoniczne. System automatycznie rejestrował wszystkie zgłoszenia, eliminując ryzyko utraty klienta. W ramach obsługi potencjalnych klientów:
- rejestrujemy źródło zapytania,
- przechowujemy wszystkie dane kontaktowe,
- dodajemy do rejestru przyczyny odmowy (zbyt wysoka cena, brak czasu, brak kontaktu),
- menedżer otrzymuje automatyczne powiadomienia i zadania związane z obsługą potencjalnego klienta.
Sprzedaż: podpisywanie umów, rejestracja płatności, kontrola statusów. Automatyczne przypomnienia o konieczności kontaktu z klientem ograniczyły ryzyko utraty sprzedaży.
- Wygodne wypełnianie formularzy na miejscu przez kod QR
- Automatyczne generowanie faktur i wysyłka do kursantów
Dodatkowe lejki sprzedażowe: np. oferty VIP lub tylko lekcje praktyczne.
Rezultat:
- Wszystkie leady są rejestrowane w CRM.
- Menadżerowie oszczędzają czas i mogą skupić się na kliencie.
- Kierownictwo widzi efektywność kanałów reklamowych i konwersję lead → umowa.
- Centralizacja danych
Moduł 3: Automatyzacja harmonogramu i zajęć
- Utworzono plan zajęć w aplikacji webowej.
- Ustalono powiązania między instruktorami a pojazdami (typ skrzyni biegów, własny samochód itp.).
- Możliwość natychmiastowej zamiany instruktora lub auta.
- Automatyczne powiadomienia o zmianach w harmonogramu.
- Instruktorzy samodzielnie planują dostępność w aplikacji.
Rezultat:
- Mniej nieobecności na zajęciach.
- Instruktorzy widzą swój grafik tygodniowy.
- Administratorzy oszczędzają czas na korektach i aktualizacjach.
Moduł 4: Panele użytkowników i aplikacja webowa
Aplikacja działa zarówno na telefonie, jak i w przeglądarce.
Osobne Paneli dla:
Studentów:
- Przegląd i rezerwacja zajęć.
- Płatności i postępy w nauce.
- Powiadomienia o lekcjach i egzaminach.
Instruktorów:
- Grafik pracy i lista rezerwacji.
- Kontrola pojazdów i przypomnienia.
- Powiadomienia o zmianach.
Administratorów:
- Zarządzanie harmonogramem, instruktorami, kursantami i flotą.
- Obsługa rezerwacji i anulowań.
- Analizy finansowe i raporty w czasie rzeczywistym.
Rezultat:
- Wygoda dla wszystkich stron.
- Mniej telefonów i pracy ręcznej.
- Przejrzystość procesów i pełna kontrola nauki.
Moduł 5: Analityka i raportowanie
Udostępniono wizualizacje kluczowych wskaźników oraz raporty w czasie rzeczywistym. Automatyczne rozliczenia instruktorów w oparciu o stawkę godzinową oraz odpracowane godziny.
Rezultat:
- Decyzje oparte na danych.
- Kontrola obciążenia i efektywności oddziałów.
- Mniej błędów ludzkich przy analizie danych.
Rezultaty wdrożenia
- Procesy wewnątrz szkoły zostały usystematyzowane i udokumentowane.
- Osiągnięto centralizację danych o klientach i usługach.
- Zarządzanie lejkiem sprzedażowym zostało usprawnione dzięki CRM.
- Wprowadzono raportowanie dotyczące sprzedaży i procesu szkolenia.
- Przyspieszono wdrożenie nowych menedżerów dzięki gotowemu pakietowi materiałów (regulaminy, instrukcje).
- Możliwość rezygnacji z zewnętrznego oprogramowania do rezerwacji — oszczędność na licencjach.
- Zwiększono atrakcyjność usług szkoły dzięki wygodnej aplikacji dla kursantów z pełną historią interakcji z organizacją.
- Stworzono podstawę do dalszego rozwoju.
Masz pytania?
Skontaktuj się z nami — z przyjemnością udzielimy Ci konsultacji.
Phone Number: +48 790618514
Email: Info@crmkonsultant.pl
